Workshops

Workshops 1 – 6
Workshop 1: Potenziale des Marktes vollumfänglich ausschöpfen
– Die Beteiligung von Start-ups und kleinen Unternehmen

Im Juli dieses Jahres hat die Bundesregierung erstmals eine eigene Start-up-Strategie auf den Weg gebracht. Neben allgemeinen Fragestellungen zu den Rahmenbedingungen für eine Neugründung geht das Papier zusätzlich darauf ein, wie die Kompetenzen dieser oftmals hochgradig innovativen Unternehmen für die öffentliche Auftragsvergabe mobilisiert werden können.

Für die BWI GmbH ist dieser Fragekomplex vor dem Hintergrund ihres politischen Auftrages elementar. Neben einer Bewertung des vorgelegten Fahrplans werden im Rahmen des Workshops Methoden und Dialogformen zur Identifikation und Bindung dieser Unternehmen vorgestellt. Ferner wird darauf eingegangen, wie Auftraggeber kleine Unternehmen mittels frühzeitiger Informationsangebote aber auch durch ein intelligentes Vergabedesign zu einer eigenen Teilnahme ermutigen können. Hierbei werden u.a. auch die Möglichkeiten des Dynamischen Beschaffungssystems angerissen.

Die Hays AG wird in diesem Kontext als Bieterorganisation und Intermediär in Richtung des Expertenund Start-up-Marktes auftreten. Es wird dabei herausgearbeitet werden, welche Instrumente darauf einwirken können, damit sich am Markt kluge Kooperationsformen im Sinne kleinerer Unternehmen herausbilden können. Vor allem Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmerschaften sollen im Fokus der Betrachtung stehen. Eine Gruppenarbeit, in der eine exemplarische Vergabeunterlage mit der Brille eines Kleinstunternehmens gelesen und bewertet werden soll, wird den Workshop abrunden.

Katharina Bartetzky-Olbermannn, Syndikusrechtsanwältin, Procurement Law, BWI GmbH
Jörg Höfle, Leiter Partner Ecosystems Management, BWI GmbH
Kai Becker, Director Public Services, Hays AG


Workshop 2: Krisenvergaberecht: Produktspezifität und Direktvergaben

Krise reiht sich an Krise. Die Mittel zur Krisenbekämpfung müssen Kommunen, Länder, Bund auch am Markt beschaffen. Für Flüssiggasterminal und die Bundeswehr wurden eigens Gesetze geschaffen. Wie aber kann die effiziente Krisenreaktion im Übrigen gelingen?

Ein bewehrtes Mittel sind Produktvorgaben. Krisen laden nicht dazu ein, zu experimentieren. Manchmal benötigen öffentliche Auftraggeber nur mehr von dem, was sie schon haben. Kompatibilitätsprobleme lassen sich ebenso vermeiden wie zeitintensives Umlernen, wenn man kauft, was man kennt. Die Rechtsprechung entwickelt laufend jene Leitlinien weiter, nach denen produktspezifische Ausschreibungen ausnahmsweise zulässig sind.

Ähnliches gilt für Direktvergaben: Flexibler als Direktkaufschwellen sind Verhandlungsverfahren in all ihren Formen. Auch hier kann schnell und effizient gehandelt werden. Rahmenvereinbarungen lassen sich so gestalten, dass im Notfall Abhilfe auf Abruf bereit steht. Lagerhaltung und Vertragserweiterungen sind weitere Schlagworte für krisenresistentes Beschaffungshandeln.

Marc Philip Greitens, B.A., LL.B., Rechtsanwalt, Senior Associate, HEUKING KÜHN LÜER WOJTEK


Workshop 3: Die rechtliche Möglichkeit der „Zwischeninformation
gem. § 62 Abs. 1 VgV“

In jedem Vergabeverfahren muss der öffentliche Auftraggeber früher oder später entscheiden, ob ein Bieter bzw. ein Angebot ausgeschlossen werden kann oder sogar muss (vgl. nur § 122 Abs. 1 GWB). Die Gründe hierzu sind vielfältig und führen nicht selten zu längeren Auseinandersetzungen mit der Folge von Rügen sowie Streitigkeiten vor den Vergabekammern.

Eine Analyse der Rechtsprechung der Vergabekammern sowie der Verwaltungspraxis der öffentlichen Auftraggeber ergibt jedoch, dass Entscheidungen zum Ausschluss einzelner Bieter und Angebote weit überwiegend erst im Rahmen der sog. Vorinformation gem. § 134 GWB mitgeteilt werden. Wird jedoch sodann ein Nachprüfungsverfahren eingeleitet, ist die Zeitplanung des öffentlichen Auftraggebers meist hinfällig. Erschwert wird die Situation, dass öffentliche Auftraggeber sofort der Kritik seitens der Politik und der Öffentlichkeit ausgesetzt sind, warum die Beschaffung so knapp vor Zuschlagserteilung derart verzögert wird.

Zur Vermeidung obiger Folgen stellt der Workshop die rechtliche Möglichkeit der „Zwischeninformation gem. § 62 Abs. 1 VgV“ zur Verschlankung des Vergabeverfahrens vor. Unter Einbeziehung der Erfahrung der Teilnehmenden zu Ausschlussentscheidungen, werden praktische Anwendungen dieses Tools mit bewährten Formulierungsvorschlägen aus der Praxis aufgezeigt.

Julian Pfeuffer, LL.M., Oberverwaltungsrat, Landeshauptstadt München


Workshop 4: Vergabe von Beraterverträgen

Die Vergabe von Beraterverträgen ist für die Öffentliche Hand nicht nur unter kaufmännischen Gesichtspunkten relevant, sondern bei der Beschaffung von Beratungsleistungen sind insbesondere auch spezielle vergaberechtliche und vertragliche Aspekte zu beachten. Welche Rahmenbedingungen setzt das Vergaberecht insbesondere in der Vergabeverordnung (VgV) und der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)?

Was ist ein „geeigneter“ Bieter, insbesondere auch in rechtlicher Hinsicht, also hinsichtlich der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, etwa im Rahmen von externer „Vergabeberatung“.

Das Fachforum zeigt den Weg zu einer rechtssicheren Vergabe von Beratungsleistungen unter Berücksichtigung der Vergaberechtsprechung. Außerdem werden datenschutz- und arbeitsrechtliche Aspekte aufgezeigt.

Günther Pinkenburg, LL.M., Fachanwalt für Vergaberecht und Geschäftsführender Gesellschafter, MAYBURG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH


Workshop 5: Vergaberechtlicher Schutz von Betriebs-
und Geschäftsgeheimnissen im Spannungsfeld

Nach § 5 Abs. 1 VgV ist der öffentliche Auftraggeber grundsätzlich zum Schutz der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Bieters verpflichtet. Dieser Geheimnisschutz steht nicht nur in einem Spannungsfeld zu den Regelungen über die Akteneinsicht im Vergabenachprüfungsverfahren (§ 165 GWB). Auch Transparenzvorschriften wie das Hamburgische Transparenzgesetz (HmbTG), die Umweltinformationsgesetze (UIG) und die Informationsfreiheitsgesetze (IFG) des Bundes und der Länder enthalten einen grundsätzlichen Anspruch auf die Offenlegung behördlich verfügbarer Daten und werfen damit die Frage nach der Reichweite des Schutzes von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen auf. Dies reicht von der Frage nach der Identität von (erfolgreichen) Bietern an abgeschlossenen Vergabeverfahren, über die Dokumentation der Auswertung von Angeboten und Teilnahmeanträgen bis zum Inhalt der Angebotsunterlagen. Auch zur Aufklärung potenzieller Vertragsänderungen und De-facto-Vergaben werden zunehmend Informationsfreiheitsanträge gestellt.

Ziel des Workshops ist die Einordnung des Verhältnisses von Vergaberecht und Informationsfreiheitsrecht, die Darstellung der wesentlichen rechtlichen Vorgaben sowie die Diskussion von typischen Praxisproblemen und des Umgangs mit ihnen.


Workshop 6: Nachhaltigkeitskriterien im Vergabeverfahren – aber wie?

Die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten bei der öffentlichen Auftragsvergabe ist ein politisches Steuerungsinstrument des Gesetzgebers. Die Rechtsgrundlagen – vom GWB bis zur UVgO – sehen die Beachtung von Aspekten der Qualität und Innovation sowie von umwelt-und sozialbezogenen Aspekten bei Auftragsvergaben vor. Mit dem Leitfaden zur umweltverträglichen Beschaffung (Umweltleitfaden) hat der Senat der Freien und Hansestadt Hamburg zudem bereits einen Kriterienkatalog verbindlich beschlossen, der ökologische Vorgaben für die Vergabe von Dienstleistungen und Waren konkretisiert. Die TeilnehmerInnen erhalten hierzu eine Vielzahl von Praxisbeispielen.

Workshop-Themen:

  • Entwicklung der Nachhaltigkeitsaspekte im Vergabeverfahren: Unterschiedlichkeit zwischen vergabefremden Kriterien und strategischer Beschaffung mit dem Auftragsgegenstand
  • Nachhaltigkeitskriterien in den Rechtsgrundlagen: Nationales Vergaberecht, insbesondere Umweltleitfaden in Hamburg und EUVergaberecht
  • Qualität, umweltbezogene, soziale und innovative Aspekte als Zuschlagskriterien
  • Aspekte der Nachhaltigkeit bei Eignungskriterien, Mindestanforderungen und Ausführungsbedingungen
  • Welche Nachweise können zur Überprüfung gefordert werden?
Bastian Haverland, Fachanwalt für Vergaberecht, LEINEMANN & PARTNER RECHTSANWÄLTE
Andreas Rosenauer, Fachanwalt für Vergaberecht, LEINEMANN & PARTNER RECHTSANWÄLTE

Workshops 7 – 12
Workshop 7: Beschaffung und Innovation

Die europäische Kommission benennt in ihrem Leitfaden für die innovationsfördernde öffentliche Auftragsvergabe die Innovation als wichtiges Instrument für den Übergang zu einer grünen und digitalen Wirtschaft. Eine innovationsfördernde Auftragsvergabe ermöglicht höherwertige und effizientere Lösungen mit ökologischem und gesellschaftlichem Nutzen und größerer Kostenwirksamkeit und eröffnet Unternehmen neue Geschäftsmöglichkeiten. In der Beschaffung der öffentlichen Hand liegt zugleich auch ein erhebliches Potenzial für solche Innovationen. Bisher bestand der Weg zur Förderung von Innovationen im Wesentlichen darin, Fördermittel zu vergeben, um ein von privaten Unternehmen entwickeltes Produkt oder die Dienstleistung anschließend im Wege eines „klassischen“ Vergabeverfahrens zu beschaffen. Oft wurde aus einer ursprünglich vergaberechtsfreien Forschungs- und Entwicklungskooperation ein öffentlicher Auftrag, der nach geltendem Vergaberecht hätte ausgeschrieben werden müssen. Auch im Vergabeverfahren gibt es jedoch Ansätze, die eine Beschaffung innovativer Produkte unterstützen. So sind der „Wettbewerbliche Dialog“ oder die „Innovationspartnerschaft“ Vergabeverfahren, die primär auf die Beschaffung von Innovationen zugeschnitten sind. Beide Verfahren sind vergleichsweise jung und in der Praxis kaum verbreitet, was zusätzliche Unsicherheiten schafft. Aber auch eine funktionale Leistungsbeschreibung oder die Zulassung von Nebenangeboten kann – richtig eingesetzt – schon dem Zweck der Innovation dienen. Bei der Beschaffung von Innovationen stellen sich aber auch ganz praktische Umsetzungsfragen. Die Erstellung von Vergabeunterlagen, beihilferechtliche Probleme, Möglichkeiten zur Flexibilisierung des Beschaffungsvorgangs bis hin zur Vertragsgestaltung sind nur einige wenige Fragen, die im Rahmen des Workshops vertieft behandelt werden sollen. Ziel des Workshops ist es, Probleme im Rahmen der Beschaffung von Innovationen aufzuzeigen und durch praktische Beispiele Lösungen darzulegen.

Der Workshop betrifft insbesondere die folgenden Themenkomplexe:

  • Bereichsausnahmen im Vergaberecht im Bereich Forschung und Entwicklung
  • Der Wettbewerbliche Dialog und die Innovationspartnerschaft
  • Weitere Möglichkeiten zur Beschaffung von Innovationen im Verhandlungsverfahren
  • Möglichkeiten zur Erstellung von ergebnisoffenen und innovationsfördernden Vergabeunterlagen
  • Gestaltungsmöglichkeiten von Zuschlags- und Eignungskriterien bei unsicherem Produktergebnis
  • Möglichkeiten der Vertragsgestaltung, Optionen und Überprüfungsklauseln

Workshop 8: Rettungsanker aus der Preisspirale:
Preisgleitklauseln und gesetzlicher Preisdeckel

Die aktuelle Wirtschaftslage ist geprägt von staatlicher Intervention. Der staatliche Einfluss findet auf vielen Ebenen statt, meist durch direkte Finanzierung, oft jedoch auch durch Eingriff in die privatautonome Preisgestaltung. Wo gestern Angebot und Nachfrage die Preise regelten, sind heute staatliche Instrumente gefragt.

Besonders bei öffentlichen Aufträgen kommt es zu staatlichen Eingriffen in die Preisgestaltung. Die staatlich angeordnete Anwendung von Preisgleitklauseln wirft viele Fragen auf. Hier ist der Vertragsjurist gefordert: Worauf beziehen sich die Gleitklauseln und wann greifen sie? Was ist von Globalgleitklauseln zu halten? Welche Stoffe sind für die Klauseln heranzuziehen?

Sind keine festen Marktpreise vereinbart, so greift das öffentliche Preisrecht. Die Verordnung VOPR 30/53 mit den Leitsätzen zur Preisermittlung ist gerade frisch novelliert worden. Sie hat in den Anfangsjahren der Bundesrepublik vornehmlich bei der Militärbeschaffung Anwendung gefunden. Mittlerweile wirkt die Verordnung jedoch in die unterschiedlichsten Rechtsverhältnisse hinein. Sie kommt immer dann zur Anwendung, wenn die Parteien keine Marktpreise im Wettbewerb vereinbart haben. So avanciert die Preisverordnung häufig auch bei Vergütungsstreitigkeiten zum Königsweg, weil sie eine objektive Preisermittlungsmethode ist.

Dr. Martin Schellenberg, FA-Vergaberecht, Rechtsanwalt, Partner, HEUKING KÜHN LÜER WOJTEK
Marc Philip Greitens, LLB, Rechtsanwalt, Senior Associate, HEUKING KÜHN LÜER WOJTEK


Workshop 9: Teilnahme von Drittstaaten an öffentlichen Vergabeverfahren

Freier und unverfälschter Wettbewerb sind zentrale Ziele des EU-Binnenmarktes. Um diese Ziele zu erreichen, unterliegen die EU-Mitgliedstaaten Beschränkungen, die es ihnen verbieten, Unternehmen Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Europäische Unternehmen müssen eine Vielzahl von Vorgaben, zum Beispiel in Bezug auf Arbeits-, Umwelt- und Sozialstandards beachten. Zudem unterliegen sie bezüglich staatlicher Subventionen dem EU-Beihilferecht.

Allerdings steht der EU-Binnenmarkt über die Teilnahme an Vergabeverfahren auch außereuropäischen Drittstaaten offen, welche derartige Vorgaben nicht oder nicht in derselben Art und Weise zu beachten haben. Somit können diese Unternehmen ihre Angebote anders kalkulieren als europäische Unternehmen – eine potenzielle Wettbewerbsverzerrung ist das Ergebnis.

In dem Workshop „Teilnahme von Drittstaaten an öffentlichen Vergabeverfahren – praktische Herausforderungen und Handlungsmöglichkeiten“ werden aktuelle Regulierungsansätze der EU vorgestellt sowie verschiedene Lösungsansätze gemeinsam mit den Teilnehmern entwickelt, um potenziellen Wettbewerbsverzerrungen vorzubeugen. Das Hauptaugenmerk liegt hierbei auf den Möglichkeiten für die Vergabepraxis unter Beachtung der aktuellen Rechtslage.

Christoph Herrmann, KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
N.N., Co-Referent aus der Vergabepraxis


Workshop 10: Wertung von Bieterpräsentationen, Teststellungen u.ä.

Insbesondere bei komplexen Beratungsaufträgen mit einem hohen konzeptionellen Anteil, z.B. in der Anlagenplanung, oder bei technisch anspruchsvollen Dienst- und Lieferleistungen werden regelmäßig im Rahmen der Bietergespräche mündliche Präsentationen gefordert oder auch Teststellungen durchgeführt, um sich einen unmittelbaren Eindruck von der Befähigung des Bieterpersonals oder von der Handhabung und Qualität eines Produkts zu machen. Die rechtssichere Wertung von Bieterpräsentationen und Teststellungen stellt öffentliche Auftraggeber dabei regelmäßig vor Herausforderungen.

Es gibt eine Reihe vergaberechtlicher Entscheidungen, die die Bewertung von Präsentationen und Teststellungen zum Gegenstand haben. Hierbei haben die Vergabekammern und -senate vor allem die Dokumentationspflichten des öffentlichen Auftraggebers aus § 8 VgV sehr genau unter die Lupe genommen. Im Kern fokussieren sich die Streite zumeist auf die Transparenz der Bewertung der Bietergespräche und der dortigen Präsentationen. Insbesondere an die Dokumentation der Bewertung solcher Präsentationen werden von der Rechtsprechung hohe Anforderungen gestellt; Unklarheiten, Lücken oder Abweichungen in Mitschriften und Protokollen gehen im Zweifel zu Lasten des öffentlichen Auftraggebers.

Vor diesem Hintergrund befasst sich der Workshop zunächst mit der Frage, auf welche Weise sich Bieterpräsentationen und Teststellungen nachvollziehbar und transparent wertbar machen lassen und wie zulässige und sachlich geeignete Wertungs- und Zuschlagskriterien in Bezug auf Präsentationen und Teststellungen aussehen können. Anschließend werden anhand ergangener Entscheidungen gemeinsam mit den Teilnehmenden Anforderungen an die rechtssichere Protokollierung und Dokumentation von Präsentationen und Teststellungen erarbeitet.

Rechtsanwalt Dr. Martin Dieckmann, LL.M., Fachanwalt für Vergaberecht, Esche Schümann Commichau
Rechtsanwalt Dr. Jan Boris Ingerowski, LL.M., Esche Schümann Commichau
Rechtsanwältin Linda Siegert, Esche Schümann Commichau


Workshop 11: Änderung und Erweiterung von Bestandsverträgen

Die Anpassung öffentlicher Aufträge während der Vertragslaufzeit ist eine wiederkehrende Herausforderung, mit dem sich öffentliche Auftraggeber konfrontiert sehen. Insbesondere bei langen Vertragslaufzeiten verändern sich Bedarfe oder neue Bedürfnisse des Auftraggebers kommen hinzu. Das Vergaberecht gibt mit der Anpassungsnorm des § 132 GWB ein nützliches Instrument an die Hand, bestehende öffentliche Aufträge an die Veränderungen anzupassen, ohne einer neuen Ausschreibungspflicht zu unterfallen. Hierbei sind jedoch die Grenzen dieser Erweiterungsnorm zu beachten, um sich nicht dem Vorwurf einer Umgehung des Vergaberechts ausgesetzt zu sehen.

Ziel des Vortrags ist es, den Teilnehmern einen Überblick über den Anwendungsbereich der Anpassungsnorm des § 132 GWB zu geben und gleichzeitig unter Einbeziehung der aktuell ergangenen Rechtsprechung die Grenzen des vergaberechtlich Zulässigen aufzuzeigen. Dabei wird der Umgang mit dem § 132 GWB anhand von Praxisbeispielen erläutert und Praxistipps für eine rechtssichere Umsetzung gegeben. Die Teilnehmer werden bei der Bewertung der vergaberechtlichen Praxisbeispiele interaktiv in den Vortrag einbezogen.

Dr. Felix Siebler, Rechtsanwalt und Partner im Bereich Regulierung, Öffentliches Recht & Wettbewerb, Sozietät Watson Farley & Williams LLP
Norbert Schleper, Rechtsanwalt und Of Counsel im Bereich Regulierung, Öffentliches Recht & Wettbewerb, Sozietät Watson Farley & Williams LLP
Dr. Jonathan Möller, Rechtsanwalt und Associate im Bereich Regulierung, Öffentliches Recht & Wettbewerb, Sozietät Watson Farley & Williams LLP


Workshop 12: Gestaltung von Architekten- und Ingenieurverträgen unter Beachtung der PreisVO 30/53

Architekten- und Ingenieurverträgen sind Bestandteil der Vergabeunterlagen. Der Auftraggeber hat sie zu gestalten und er sieht sich dabei in den letzten Jahren immer wieder neuen Herausforderungen gegenüber.

Verschaffen Sie sich einen Überblick und nehmen Sie aus dem Workshop hilfreiche Hinweise für die Praxis mit. Ein Schwerpunkt wird die Vergütung sein, ein anderer Stufenverträge. Rechtsanwältin Diercks-Oppler erläutert Ihnen insbesondere, warum die Preisverordnung die freiwillige Bindung an die Honorartafeln verhindert und wo der Stufenvertrag Probleme macht.

Im Einzelnen:

  • Sonderregelungen für Architekten und Ingenieure im BGB
    • was wird geregelt
    • Einfluss der HOAI
    • Bedeutung für die Vertragsgestaltung
  • Preisverordnung 30/53
    • Anwendungsbereich
    • Auswirkung auf die Vertragsgestaltung
    • Haftung
  • Stufenvertrag
    • Anforderungen des Vergaberechts
    • Gewährleistung
    • Haftung

Rechtsanwältin Diercks-Oppler, Fachanwältin für Bau- und Architektenrecht Fachanwältin für Vergaberecht, OPPLER  BÜCHNER Rechtsanwälte PartGmbB